Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội, chi nhánh Thanh Trì đã hợp tác với ANDI CỘNG triển khai hệ thống xếp hàng điện tử cho khâu tiếp nhận hồ sơ. Điểm riêng của dự án nằm ở phần dành cho người khó thao tác: kiosk có hướng dẫn trực quan và âm thanh thông báo số thứ tự.
Vì sao chi nhánh Thanh Trì chú ý tới người lớn tuổi khi lấy số
Một hệ thống gọi số thường dựa vào hai giả định: người đến biết bấm màn hình, và người chờ đọc được bảng hiển thị. Với thủ tục đất đai, người tới làm hồ sơ có cả người lớn tuổi và người khiếm thị, nên hai giả định đó không phải lúc nào cũng đúng.
Dự án tại Thanh Trì được đặt ra để đáp ứng nhu cầu giải quyết thủ tục đất đai của người dân, và bổ sung lớp hỗ trợ cho chính nhóm này: một lớp ở điểm lấy số, một lớp ở lúc gọi số.
Kiosk thủ tục đất đai hướng dẫn trực quan, loa đọc số thứ tự
ANDI CỘNG lắp kiosk lấy số tự động tại sảnh chờ. Người dân chọn đúng loại thủ tục đất đai rồi nhận số, với giao diện có hướng dẫn trực quan để dễ thao tác.
Tại các quầy tiếp nhận hồ sơ, màn hình LED hiển thị số thứ tự và số quầy. Song song với hình ảnh là hệ thống âm thanh thông báo số thứ tự, nhờ đó người khó nhìn bảng vẫn biết tới lượt mình.
Từ sảnh chờ tới quầy tiếp nhận hồ sơ đất đai Thanh Trì
Một lượt làm thủ tục bắt đầu ở sảnh chờ, nơi người dân chọn thủ tục trên kiosk và cầm số thứ tự. Trong lúc đợi, họ có hai cách biết lượt của mình: nhìn màn hình LED hoặc nghe thông báo. Tới lượt, họ đến đúng quầy đang được báo để nộp hồ sơ.
Cách tổ chức này nhắm vào cảnh chen lấn và tranh giành thứ tự ở khu tiếp nhận. Khi lượt đã gắn với con số, người đến sau không có lý do chen lên phía trước.
Theo dõi thời gian xử lý từng hồ sơ tại quầy tiếp nhận
Phía cán bộ, phần mềm quản lý xếp hàng dùng để điều phối nhân viên và theo dõi thời gian xử lý từng hồ sơ. Dữ liệu này cho chi nhánh một căn cứ khi bố trí người ở khu tiếp nhận, thay vì chỉ ước lượng theo số người ngồi trong sảnh.
Hệ thống hướng tới một quy trình làm việc khoa học và minh bạch: thứ tự hiện công khai, người dân ngồi chờ thay vì đứng trước quầy, và mục tiêu là cán bộ tiếp nhận xử lý hồ sơ thuận lợi hơn trong ngày.
