Sở Tư pháp Thành phố Hà Nội dùng hệ thống xếp hàng do ANDI CỘNG triển khai để tổ chức lại khâu tiếp nhận hồ sơ một cửa, với kiosk lấy số theo lĩnh vực thủ tục và màn hình gọi số tại nhiều quầy giao dịch. Một lượt của công dân bắt đầu bằng việc chọn lĩnh vực trên kiosk.
Chọn lĩnh vực thủ tục là bước đầu ở bộ phận một cửa Sở Tư pháp
Một sở có nhiều lĩnh vực thủ tục thường có nhiều quầy, và không phải quầy nào cũng xử lý đúng việc của từng người. Với người chưa quen, câu hỏi đầu tiên khi vào khu một cửa là mình phải tới quầy nào.
Kiosk lấy số tại Sở Tư pháp trả lời câu hỏi đó ngay từ đầu. Công dân chọn lĩnh vực thủ tục trên kiosk và nhận số thứ tự tương ứng với lĩnh vực đã chọn. Số này được dùng làm căn cứ để hệ thống dẫn họ tới quầy phù hợp.
Hệ thống điều phối công dân tới quầy phù hợp với hồ sơ
Phía sau kiosk là hệ thống quản lý xếp hàng tập trung, làm nhiệm vụ điều phối luồng công dân đến các quầy. Vì mỗi số đã gắn với một lĩnh vực, phần mềm có đủ thông tin để phân về đúng quầy.
Tại mỗi quầy giao dịch, màn hình LED hiện rõ số thứ tự và quầy đang phục vụ. Công dân chờ tới khi số của mình xuất hiện rồi đi tới quầy đó. Việc đi nhầm quầy rồi quay lại xếp hàng từ đầu là tình huống mô hình này nhắm tới để tránh.
Thứ tự do máy cấp giữ công bằng cho khu vực một cửa
Ở nơi tiếp nhận hồ sơ của cơ quan nhà nước, ai được phục vụ trước là điều người đến làm thủ tục rất để ý. Mục tiêu dự án đặt ra là làm cho việc phục vụ diễn ra công bằng và minh bạch, hạn chế chen lấn và tình trạng ưu tiên không công bằng.
Hệ thống gọi số đáp ứng điều này bằng cách đơn giản: số do kiosk cấp, thứ tự hiện công khai trên màn hình. Mọi người ở khu vực một cửa đều nhìn thấy cùng một thông tin. Cán bộ cũng không phải đứng ra phân xử ai đến trước, mà tập trung vào việc xử lý hồ sơ.
Báo cáo thời gian chờ và số hồ sơ cho Sở Tư pháp Hà Nội
Hệ thống còn cung cấp báo cáo thống kê về thời gian chờ và số lượng hồ sơ được xử lý. Những con số dạng này khó có được nếu chỉ quan sát hàng người trong khu một cửa.
Khi có số liệu, đơn vị có cơ sở để xem lại quy trình tiếp nhận và cách bố trí cán bộ tại các quầy.
