Bộ phận một cửa của Sở GTVT Hà Nội tiếp nhận hồ sơ qua hệ thống xếp hàng do ANDI CỘNG triển khai, trong đó kiosk tự động phân loại người đến theo lĩnh vực giao dịch. Màn hình LED tại từng quầy, báo hiệu âm thanh đồng bộ với hình ảnh và phần mềm theo dõi thời gian xử lý hoàn thiện cấu hình.
Nhiều lĩnh vực giao thông cùng về một đầu mối tại Sở GTVT Hà Nội
Mô hình một cửa gom việc tiếp nhận hồ sơ về một đầu mối, nên người dân thuộc các lĩnh vực khác nhau có thể cùng có mặt tại một khu vực. Nếu không có cách phân loại từ đầu, ùn tắc rất dễ xuất hiện và người đến có thể đứng nhầm hàng.
Vì vậy, dự án tại Sở lấy lĩnh vực làm trục tổ chức hàng đợi. Mục tiêu đặt ra là sắp xếp quy trình tiếp nhận hồ sơ khoa học, giảm ùn tắc và phục vụ người dân tốt hơn.
Kiosk phân loại theo lĩnh vực là cửa vào của hàng đợi một cửa
Kiosk lấy số tự động được cấu hình để phân loại theo lĩnh vực giao dịch. Người dân chọn đúng lĩnh vực của hồ sơ, nhận số thứ tự, và lượt của họ đi vào hàng đợi tương ứng. Từ thời điểm đó, họ có thể ngồi chờ thay vì tìm quầy và đứng xếp hàng.
Tại từng quầy có màn hình LED gọi số, có vai trò hướng dẫn người dân khi đến lượt.
Báo hiệu âm thanh và hình ảnh đồng bộ cho từng lượt gọi số
Một điểm riêng trong dự án là hệ thống báo hiệu bằng âm thanh và hình ảnh được cung cấp đồng bộ. Khi một số được gọi, thông tin đến với người đang chờ qua cả hai kênh.
Điều này có ích ở khu vực có nhiều quầy cùng làm việc. Người ngồi xa màn hình vẫn nghe được thông báo, còn người muốn kiểm tra lại có thể nhìn lên bảng để biết số và quầy. Sự công bằng trong thứ tự cũng nhờ thế mà được nhìn thấy, vì mọi lượt gọi đều diễn ra công khai.
Phần mềm tại Sở theo dõi riêng thời gian chờ và thời gian xử lý hồ sơ
Phần mềm quản lý hàng đợi được tích hợp vào hệ thống, theo dõi cả thời gian chờ và thời gian xử lý. Hai chỉ số này nói về hai việc khác nhau: một bên là người dân phải đợi bao lâu trước khi được gọi, bên kia là một hồ sơ chiếm bao lâu tại quầy.
Có cả hai số liệu, đơn vị quản lý nhìn được quá trình tiếp nhận hồ sơ theo từng khâu thay vì một cảm nhận chung về sảnh đông hay vắng. Với nhân viên tại quầy, hệ thống hướng tới giảm áp lực nhờ người dân đến theo đúng lượt. Với người đi nộp hồ sơ, thay đổi rõ nhất là thứ tự minh bạch và tín hiệu báo lượt dễ nhận biết.
