Bộ phận một cửa của UBND quận Nam Từ Liêm (Hà Nội) đã có hệ thống xếp hàng do ANDI CỘNG triển khai, gồm kiosk lấy số theo lĩnh vực hành chính, màn hình LED gọi số tại quầy và màn hình phòng chờ. Người dân chọn đúng lĩnh vực ngay từ lúc lấy số.
Bộ phận một cửa Nam Từ Liêm tiếp nhận nhiều lĩnh vực hành chính
Đặc thù của bộ phận một cửa cấp quận là nhiều lĩnh vực cùng tiếp nhận ở một khu vực. Người dân đến nộp hồ sơ trước hết phải tìm được đúng nơi xử lý việc của mình, rồi mới tới chuyện chờ bao lâu.
Vì vậy dự án tại Nam Từ Liêm đặt việc phân luồng ở bước đầu tiên, ngay trên kiosk. Hàng đợi được tổ chức theo lĩnh vực trước khi người dân bước vào phòng chờ.
Kiosk lấy số chia theo lĩnh vực hành chính
Kiosk lấy số tự động được cài đặt theo lĩnh vực hành chính, giúp người dân chọn đúng loại dịch vụ. Số thứ tự nhận được đã gắn với lĩnh vực đó, nên người làm thủ tục không phải đi dò từng quầy để hỏi.
Tại các quầy tiếp nhận, màn hình LED gọi số hiển thị số thứ tự cùng quầy tương ứng, khớp với lựa chọn lúc lấy số.
Màn hình phòng chờ báo số đang phục vụ và số sắp tới lượt
Chi tiết riêng của dự án nằm ở phòng chờ. Màn hình tại đây hiển thị cả số đang được phục vụ lẫn số sắp đến lượt, nên người đang chờ thấy trước lượt mình đã gần hay còn xa.
Một lượt làm thủ tục vì vậy khá rõ ràng: chọn lĩnh vực trên kiosk, nhận số, ngồi trong phòng chờ và theo dõi màn hình. Khi số của mình chuyển sang nhóm sắp đến lượt, người dân chuẩn bị sẵn hồ sơ. Khi số được gọi, họ đi tới quầy đang hiển thị trên bảng LED.
Giám sát luồng người dân và số liệu tại khu một cửa quận
Toàn bộ kiosk và màn hình nối về một hệ thống quản lý tập trung, cho phép giám sát và điều phối luồng người dân theo thời gian thực. Hệ thống cũng quản lý số liệu và tạo báo cáo tự động.
Dự án đặt mục tiêu giảm ùn tắc ở khu một cửa và làm quy trình tiếp nhận minh bạch hơn. Điều có thể thấy ngay là thứ tự phục vụ được hiển thị công khai: ai đến sau không thể chen trước khi số chưa được gọi, và mọi người trong phòng chờ cùng nhìn một danh sách.
