Hệ thống xếp hàng tự động do ANDI CỘNG triển khai tại Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội, chi nhánh Trung tâm vừa giữ thứ tự chung bằng kiosk lấy số, vừa cho phép gọi số ưu tiên với người già, người khuyết tật và các trường hợp đặc biệt.
Bài toán công bằng khi người cao tuổi cùng chờ thủ tục đất đai
Xếp hàng theo số giải quyết được câu hỏi ai đến trước. Nó chưa trả lời câu hỏi ai không nên đợi lâu. Trong dòng người tới làm thủ tục đất đai có người già, người khuyết tật, và những trường hợp cần được xử lý khác đi.
Thiết kế tại chi nhánh Trung tâm đặt cả hai yêu cầu vào cùng một hệ thống. Thứ tự chung được giữ tự động, còn trường hợp ưu tiên được gọi bằng chức năng riêng trên phần mềm, thay vì để cán bộ phải xử lý ngoài quy trình.
Thiết bị từ sảnh chờ tới quầy tiếp nhận và trả kết quả
Hệ thống gồm kiosk lấy số, màn hình LED gọi số và phần mềm quản lý tập trung, đặt theo các điểm người dân đi qua khi làm hồ sơ.
- Kiosk lấy số tự động tại sảnh chờ, người dân chọn loại dịch vụ và nhận số thứ tự.
- Màn hình LED tại các quầy tiếp nhận và trả kết quả, hiển thị số thứ tự cùng quầy tương ứng.
- Phần mềm quản lý xếp hàng để nhân viên điều phối và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ theo thời gian thực.
- Chức năng gọi số ưu tiên cho người già, người khuyết tật và các trường hợp đặc biệt.
Người dân đến chi nhánh Trung tâm đi qua các bước thế nào
Người đến làm thủ tục bắt đầu ở kiosk trong sảnh chờ, chọn loại dịch vụ rồi nhận số. Sau đó họ chờ trong phòng và nhìn màn hình LED ở khu quầy. Khi số của mình xuất hiện, kèm số quầy, họ đi tới quầy đó để nộp hồ sơ hoặc nhận kết quả.
Trường hợp cần ưu tiên được cán bộ gọi trước trên hệ thống. Vì mọi số đều hiện trên màn hình, thứ tự phục vụ diễn ra trước mắt những người đang chờ.
Phòng chờ và công việc của cán bộ chi nhánh Trung tâm sau khi gọi số tự động
Trong phòng chờ, người dân ngồi đợi và theo dõi màn hình thay vì đứng trước quầy để giữ chỗ. Cơ chế này hướng tới việc giảm chen lấn và làm không gian chờ gọn hơn.
Với cán bộ, phần mềm là nơi làm việc với hàng đợi. Nhân viên điều phối được lượt và nhìn được tình trạng xử lý hồ sơ theo thời gian thực, nên quy trình tiếp nhận trở nên minh bạch và có kiểm soát hơn. Mục tiêu đặt ra cho hệ thống là bớt thời gian chờ của người dân và giúp cán bộ làm việc thuận tiện hơn.
