Hệ thống xếp hàng điện tử tại Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội, chi nhánh Gia Lâm được ANDI CỘNG kết nối với hệ thống quản lý hồ sơ đất đai đang dùng, để trạng thái tự động cập nhật. Kiosk lấy số và màn hình LED phục vụ cả khâu tiếp nhận lẫn trả kết quả.
Hệ thống gọi số của chi nhánh Gia Lâm không đứng riêng một mình
Việc của một hệ thống xếp hàng thông thường là cho biết số nào đang được gọi tới quầy nào. Hồ sơ của người dân lại nằm ở một phần mềm khác. Hai dữ liệu đó tách rời thì cán bộ phải tự theo dõi cả hai nơi.
Dự án tại Gia Lâm chọn cách nối hai phía. Hệ thống xếp hàng được kết nối đồng bộ với hệ thống quản lý hồ sơ đất đai hiện có của đơn vị, nhờ đó trạng thái được cập nhật tự động. Chi nhánh giữ nguyên công cụ quản lý hồ sơ đang dùng và ghép thêm lớp gọi số vào đó.
Hai khâu tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đất đai dùng chung một hệ thống
Người đến văn phòng có thể đi nộp hồ sơ, cũng có thể đi nhận kết quả. Cả hai nhu cầu cùng bắt đầu từ sảnh chờ và được hệ thống đưa về đúng quầy.
- Kiosk lấy số tự động tại sảnh chờ, người dân chọn loại dịch vụ và nhận số thứ tự.
- Màn hình LED gọi số tại từng quầy tiếp nhận và trả kết quả, hiển thị số thứ tự và số quầy.
- Âm thanh thông báo số đến lượt để người dân dễ theo dõi.
- Phần mềm cho nhân viên điều phối linh hoạt và ưu tiên các trường hợp đặc biệt.
Người dân Gia Lâm nghe số, nhìn bảng rồi tới đúng quầy
Tại kiosk, người dân chọn dịch vụ mình cần rồi cầm số về chỗ chờ. Họ không phải để mắt liên tục tới bảng, vì tới lượt sẽ có âm thanh thông báo. Màn hình LED tại quầy xác nhận lại số thứ tự và số quầy cần đến.
Với những trường hợp đặc biệt, nhân viên có thể ưu tiên ngay trên phần mềm. Phần còn lại đi đúng theo thứ tự đã cấp.
Khu giao dịch Gia Lâm vận hành theo quy trình chuẩn hóa
Hệ thống hướng tới hai việc thấy được ở khu giao dịch: bớt ùn tắc trước quầy và hạn chế chen lấn, vì mỗi người đã có số của mình và thứ tự phục vụ hiện công khai.
Ở phía sau, quy trình tiếp nhận và trả kết quả được chuẩn hóa và quản lý tập trung. Khi hệ thống gọi số đồng bộ với phần mềm hồ sơ, nhân viên có một cách làm thống nhất từ lúc người dân lấy số tới lúc trạng thái được cập nhật.
