Chi nhánh Thanh Oai của Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội tiếp nhận hồ sơ qua hệ thống xếp hàng điện tử do ANDI CỘNG triển khai. Kiosk lấy số ở sảnh chờ và màn hình LED tại mỗi quầy phục vụ người dân, còn phần quản lý tập trung giúp chi nhánh điều phối nhân viên, giám sát thời gian chờ và báo cáo lưu lượng.
Điều người quản lý chi nhánh Thanh Oai nhìn thấy nhờ quản lý xếp hàng tập trung
Hệ thống xếp hàng thường được nhìn từ phía người dân: có số, có màn hình, có chỗ ngồi chờ. Ở chi nhánh Thanh Oai, phần đáng chú tâm nằm ở phía sau. Hệ thống quản lý xếp hàng tập trung được tích hợp để điều phối nhân viên và giám sát thời gian chờ.
Khi mọi lượt lấy số và gọi số đều đi qua một hệ thống, lưu lượng giao dịch trở thành dữ liệu. Người phụ trách dễ kiểm soát và báo cáo tình hình tiếp nhận hồ sơ, không phải ước lượng từ quan sát tại sảnh.
Mỗi quầy tiếp nhận hồ sơ tại Thanh Oai có một màn hình LED gọi số riêng
Về thiết bị, cấu hình tại chi nhánh gồm hai thành phần chính. Kiosk lấy số tự động đặt ở sảnh chờ, nơi người dân lấy số thứ tự và chọn loại dịch vụ. Màn hình LED gọi số được bố trí tại mỗi quầy tiếp nhận hồ sơ, hiển thị rõ số thứ tự và quầy tương ứng.
Việc gắn màn hình cho từng quầy giúp người dân đối chiếu trực tiếp. Số đang được phục vụ hiện ngay tại quầy phục vụ số đó, nên không cần hỏi lại cán bộ xem mình phải đến đâu.
Lấy số, ngồi chờ, đến quầy: lượt nộp hồ sơ đất đai của người dân
Người dân đến chi nhánh bắt đầu từ kiosk ở sảnh chờ: chọn loại dịch vụ và nhận số. Sau đó họ chờ đến lượt thay vì đứng tập trung trước quầy. Khi số được gọi, màn hình LED cho biết quầy cần đến, người dân mang hồ sơ tới đó và làm việc với cán bộ tiếp nhận.
Quy trình này gồm hai việc tự động là lấy số và gọi số. Hai khâu đó trước hết nhằm tiết kiệm thời gian chờ cho người dân, vì họ không phải tự giữ chỗ trong hàng.
Khu chờ của văn phòng đất đai trật tự hơn khi thứ tự do hệ thống cấp
Tình trạng chen lấn, xô đẩy là điều hệ thống hướng tới hạn chế tại khu vực chờ. Một khi thứ tự do máy cấp, đứng sát quầy không còn đem lại lợi thế gì, nên người dân có lý do để ngồi chờ.
Với cán bộ chi nhánh, thay đổi nằm ở nhịp làm việc: từng người được gọi theo số và số liệu lưu lượng có sẵn khi cần báo cáo. Đây là phần việc văn phòng có thể kiểm soát, và là mục tiêu chính của cách tổ chức tiếp nhận hồ sơ này.
