Sở Tài chính Thành phố Hà Nội đã triển khai hệ thống xếp hàng điện tử do ANDI CỘNG cung cấp cho quy trình một cửa, gồm kiosk in phiếu thứ tự, màn hình LED gọi số tại mỗi quầy và phần mềm điều phối có thống kê thời gian chờ.
Thời gian chờ ở khu một cửa Sở Tài chính thành con số đo được
Khi chưa có hệ thống, thời gian chờ ở một khu một cửa thường chỉ là cảm nhận: hôm nay đông, hôm qua vắng. Khó nói người dân đã đợi bao lâu nếu không có gì ghi lại lúc họ đến và lúc họ được gọi.
Phần mềm quản lý hàng đợi tại Sở Tài chính Hà Nội có chức năng thống kê thời gian chờ. Mỗi phiếu in ra là một mốc bắt đầu, mỗi lần gọi số là một mốc tiếp theo. Dữ liệu đó cho đơn vị một căn cứ để xem xét việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính.
Gọn trong ba thành phần: kiosk in phiếu, LED tại quầy, phần mềm hàng đợi
Cấu hình của dự án khá gọn, tập trung đúng vào quy trình một cửa.
- Kiosk lấy số tự động tại sảnh chờ, người dân chọn loại dịch vụ và in phiếu thứ tự.
- Màn hình LED gọi số tại mỗi quầy giao dịch, hiển thị số thứ tự và số quầy tương ứng.
- Phần mềm quản lý hàng đợi, điều phối lượt và thống kê thời gian chờ.
Tờ phiếu thứ tự đi cùng người dân từ sảnh chờ tới quầy
Người đến làm thủ tục bắt đầu ở sảnh chờ, chọn loại dịch vụ trên kiosk và cầm tờ phiếu in số thứ tự. Tờ phiếu thay cho việc đứng xếp hàng: có phiếu rồi, người dân có thể ngồi đợi trong sảnh.
Khi tới lượt, màn hình LED tại quầy hiện số thứ tự. Người dân đối chiếu với phiếu trên tay rồi đến đúng quầy đó.
Phục vụ đúng thứ tự tại quy trình một cửa của Sở
Với một cơ quan hành chính, thứ tự phục vụ cũng là câu chuyện minh bạch. Số gọi hiện công khai trên màn hình tại mỗi quầy, và lượt đi theo số trên phiếu, nên người dân nhìn được mình đang được phục vụ theo đúng thứ tự.
Dự án đặt mục tiêu giảm ùn tắc ở khu một cửa và tạo không gian giao dịch thoải mái hơn. Mục tiêu đó giờ có thể được đối chiếu bằng chính số liệu thời gian chờ mà phần mềm thống kê, thay vì chỉ dựa vào nhận xét theo từng ngày.
