Tại chi nhánh Nam Từ Liêm của Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội, người dân đến làm thủ tục được báo lượt bằng cả hình ảnh và âm thanh. ANDI CỘNG triển khai tại đây hệ thống gọi số gồm kiosk ở sảnh chờ, màn hình LED tại quầy tiếp nhận hồ sơ và loa thông báo.
Giao dịch đất đai ở Nam Từ Liêm cần một thứ tự mà ai cũng nhìn thấy
Người dân đến chi nhánh để làm thủ tục và nộp hồ sơ đất đai tại quầy. Khi nhiều người cùng có mặt ở một sảnh mà thứ tự chỉ dựa vào việc ai đứng trước, chen lấn và mất trật tự rất dễ xảy ra.
Hệ thống xếp hàng được đưa vào chi nhánh để xử lý đúng điểm này. Thứ tự phục vụ được máy cấp và hiển thị công khai, mục tiêu là minh bạch hóa lượt giao dịch và hạn chế tình trạng chen lấn tại khu vực tiếp nhận hồ sơ.
Từ sảnh chờ đến quầy tiếp nhận hồ sơ đất đai: ba điểm tiếp xúc
ANDI CỘNG bố trí thiết bị theo đúng đường đi của người dân trong văn phòng:
- Kiosk lấy số tự động ở sảnh chờ, người dân chọn loại dịch vụ và nhận số thứ tự.
- Màn hình LED gọi số tại các quầy tiếp nhận hồ sơ, hiển thị số thứ tự và số quầy tương ứng.
- Hệ thống âm thanh thông báo số thứ tự khi đến lượt giao dịch.
Tiếng loa báo lượt giúp người dân không phải nhìn màn hình liên tục
Chi tiết đáng nói của dự án này là phần âm thanh. Một người ngồi chờ có thể đang sắp xếp lại giấy tờ hoặc xem điện thoại. Khi số thứ tự được đọc qua loa, họ không cần dán mắt vào màn hình để khỏi lỡ lượt.
Một lượt giao dịch vì thế diễn ra khá đơn giản. Người dân chọn dịch vụ trên kiosk, nhận số rồi ngồi chờ ở sảnh. Đến lượt, loa báo số, màn hình LED hiện số cùng quầy cần đến, và người dân mang hồ sơ tới đúng quầy đó.
Phần mềm cho chi nhánh điều chỉnh luồng dịch vụ và giám sát thời gian chờ
Ở phía quản lý, phần mềm xếp hàng cho phép điều chỉnh luồng dịch vụ và giám sát thời gian chờ. Điều này có ý nghĩa với một văn phòng tiếp nhận nhiều loại hồ sơ, vì người phụ trách có dữ liệu để nhìn thấy tình hình tại các quầy thay vì chỉ quan sát bằng mắt ở sảnh.
Với cán bộ tại quầy, khách đến theo từng số được gọi. Trật tự trước quầy do hệ thống giữ, nên hệ thống hướng tới việc giảm áp lực cho nhân viên và để họ tập trung vào việc tiếp nhận hồ sơ. Với người dân, thay đổi dễ thấy nhất là có số thứ tự rõ ràng và được báo lượt công khai.
