Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội chi nhánh Mỹ Đức đã triển khai hệ thống xếp hàng điện tử của ANDI CỘNG, gồm kiosk lấy số và màn hình LED gọi số tại quầy tiếp nhận hồ sơ. Mục đích của dự án là giải quyết tình trạng ùn tắc khi người dân đến làm thủ tục đất đai.
Ùn tắc trước quầy tiếp nhận hồ sơ đất đai Mỹ Đức
Bài toán của chi nhánh bắt đầu từ một cảnh quen thuộc ở nơi tiếp nhận hồ sơ: nhiều người cùng cần một quầy, và nếu không có gì xác định ai trước ai sau thì dễ sinh ùn tắc. Chen lấn, xô đẩy là điều hệ thống được đưa vào để hạn chế.
Khi lượt của mỗi người không được ghi lại ở đâu, người ta có lý do để đứng thật gần quầy. Vì thế, cách xử lý ở đây bắt đầu bằng việc cấp cho mỗi người một số thứ tự rõ ràng ngay từ khi họ vào sảnh.
Kiosk lấy số, màn hình LED và loa trong sảnh chờ Mỹ Đức
ANDI CỘNG bố trí hệ thống theo đường đi của người dân, từ sảnh chờ tới quầy tiếp nhận.
- Kiosk lấy số tự động đặt tại sảnh chờ, người dân chọn loại dịch vụ và nhận số thứ tự.
- Màn hình LED tại quầy tiếp nhận hiện số thứ tự và quầy tương ứng.
- Hệ thống loa thông báo hướng dẫn người dân tới đúng quầy.
Người dân Mỹ Đức nộp hồ sơ đất đai theo trình tự nào
Người đến làm thủ tục dừng lại ở kiosk trước tiên, chọn dịch vụ mình cần rồi nhận số. Từ đây họ có thể ngồi tại sảnh chờ, không phải đứng trước quầy để giữ chỗ.
Khi cán bộ gọi số, người chờ có hai cách nhận biết: nhìn lên màn hình LED hoặc nghe loa thông báo. Cả hai cùng chỉ về một quầy, nên người dân biết mình cần đi đâu. Với người lần đầu tới làm thủ tục đất đai, phần hướng dẫn bằng âm thanh này giúp họ khỏi phải hỏi đường trong sảnh.
Cán bộ gọi số và theo dõi tiến độ trên dữ liệu hồ sơ đất đai
Phần mềm quản lý xếp hàng được kết nối với cơ sở dữ liệu hồ sơ đất đai. Nhờ đó cán bộ vừa gọi số vừa theo dõi được tiến độ xử lý từ cùng một nơi làm việc.
Hệ thống còn cung cấp báo cáo thống kê về lượng hồ sơ và thời gian chờ đợi. Đây là dữ liệu chi nhánh dùng để nhìn lại quy trình, ví dụ xem lượng hồ sơ và thời gian chờ thay đổi thế nào, thay vì chỉ dựa vào quan sát trong sảnh.
Về trật tự, mục tiêu của dự án là một quầy tiếp nhận làm việc theo thứ tự rõ ràng: mỗi người có số của mình, cán bộ phục vụ từng người một, và số liệu được ghi lại để quản lý.
