Tại chi nhánh Cầu Giấy của Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội, ANDI CỘNG triển khai hệ thống gọi số phục vụ cả khâu tiếp nhận lẫn khâu trả kết quả hồ sơ đất đai. Một hồ sơ thường khiến người dân đến cơ quan ít nhất hai lần, lúc nộp và lúc nhận, nên cả hai lượt đều được xếp theo số.
Hệ thống gọi số cho hai đầu của một hồ sơ đất đai tại Cầu Giấy
Tiếp nhận và trả kết quả là hai việc khác nhau, cùng diễn ra trong khu vực phục vụ người dân. Nếu hai nhóm người cùng đứng chờ mà không có thứ tự rõ ràng, người đi nhận kết quả dễ lẫn với người đi nộp hồ sơ.
Vì vậy, màn hình LED gọi số được đặt tại cả quầy tiếp nhận và quầy trả kết quả. Ở mỗi nơi, màn hình hiện số thứ tự cùng số quầy tương ứng. Người dân nhìn vào là biết số của mình được gọi tới đâu.
Kiosk in phiếu ưu tiên ngay tại khu chờ Cầu Giấy
Kiosk lấy số tự động được đặt tại khu vực chờ. Người dân chọn loại dịch vụ trên kiosk để nhận số, và kiosk có thể in phiếu ưu tiên. Sau đó họ ngồi chờ thay vì phải đứng sát quầy.
Phiếu do máy cấp giúp người đến làm thủ tục có một căn cứ cụ thể về lượt của mình. Thứ tự được ghi trên giấy, gọi trên màn hình, nên không còn phụ thuộc vào việc ai đứng gần quầy hơn.
Loa đọc số cho người lớn tuổi và người khiếm thị
Màn hình chỉ có tác dụng với người nhìn rõ. Với người lớn tuổi hoặc người khiếm thị, dự án tích hợp thêm hệ thống âm thanh thông báo số thứ tự. Khi tới lượt, số được đọc thành tiếng, nên người chờ không nhất thiết phải dõi mắt theo bảng LED.
Phần mềm xếp hàng đồng bộ với hệ thống quản lý hồ sơ đất đai
Ở phía cán bộ, phần mềm quản lý xếp hàng cho phép giám sát thời gian chờ và điều chỉnh luồng người đến các quầy. Dữ liệu còn được đồng bộ với hệ thống quản lý hồ sơ để cập nhật trạng thái xử lý theo thời gian thực.
Chi tiết này khiến dự án khác với một bộ gọi số đơn thuần. Lượt chờ tại quầy và trạng thái của hồ sơ được nối với nhau, thay vì nằm ở hai nơi tách biệt.
Khu chờ của Văn phòng đăng ký đất đai Cầu Giấy có trật tự hơn ra sao
Thay đổi nhìn thấy được là cách người dân chờ tới lượt. Mọi người có số trên tay, ngồi tại khu chờ, theo dõi màn hình và nghe loa, không cần chen lên phía trước. Cán bộ tại quầy xử lý từng người theo số được gọi, thay vì phải đối diện nhiều yêu cầu cùng một lúc.
Hệ thống được đưa vào với mục tiêu giảm thời gian chờ của người dân và giảm áp lực cho cán bộ khi tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ.
