Lượng hồ sơ đất đai ngày càng tăng là lý do Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội, chi nhánh Đông Anh, chuyển sang hệ thống xếp hàng tự động. ANDI CỘNG lắp kiosk lấy số thủ tục, màn hình LED gọi số tại quầy và phần quản lý tập trung để phân luồng người dân theo từng loại thủ tục.
Lượng hồ sơ đất đai tăng là sức ép chính tại chi nhánh Đông Anh
Văn phòng đăng ký đất đai tiếp nhận nhiều loại thủ tục cùng lúc. Khi số hồ sơ nhiều lên, việc để người dân tự xếp hàng trước quầy khó giữ được trật tự.
Dự án tại Đông Anh được đặt ra để quản lý lượng hồ sơ đó, đồng thời làm cho quy trình tiếp nhận rõ ràng và minh bạch hơn. Việc sắp xếp thứ tự được giao cho một hệ thống gọi số.
Kiosk lấy số chia người dân theo từng thủ tục đất đai ngay từ đầu
Kiosk lấy số tự động là điểm phân luồng đầu tiên. Hệ thống hỗ trợ nhiều loại thủ tục hành chính khác nhau, người dân chủ động lấy số theo thủ tục của mình rồi chờ đến lượt.
Bước chọn thủ tục tuy ngắn nhưng quyết định phần còn lại của quy trình. Hàng đợi được tách theo loại việc, nên người đến nộp hồ sơ không phải đứng nhầm chỗ rồi chuyển sang quầy khác.
Văn phòng Đông Anh giám sát, điều phối luồng người dân theo thời gian thực
Hệ thống quản lý xếp hàng tập trung được tích hợp để giám sát và điều phối luồng khách theo thời gian thực. Người phụ trách theo dõi được tình hình của các hàng đợi ngay trong lúc văn phòng đang phục vụ, thay vì chỉ biết sau khi hết buổi làm việc.
Với cách tổ chức nhiều loại thủ tục, khả năng này có ý nghĩa thực tế: có thể thấy luồng nào đang đông để điều phối kịp thời trong ngày.
Đường đi của một bộ hồ sơ từ kiosk đến quầy tiếp nhận ở Đông Anh
Người dân đến văn phòng chọn đúng thủ tục đất đai trên kiosk, nhận số và ngồi chờ. Khi đến lượt, màn hình LED tại quầy tiếp nhận hồ sơ hiển thị rõ số thứ tự và quầy phục vụ. Họ mang hồ sơ đến đúng quầy đó để cán bộ tiếp nhận.
Mục tiêu của cách làm này là giảm thời gian chờ và tình trạng chen lấn, đồng thời để cán bộ làm việc theo một quy trình có tổ chức. Điều nhìn thấy được ngay là sảnh chờ có thứ tự rõ ràng: mỗi người biết số của mình, biết thủ tục của mình thuộc hàng đợi nào và được gọi công khai trên màn hình.
