ANDI CỘNG triển khai hệ thống xếp hàng một cửa cho UBND quận Ngô Quyền (Hải Phòng) và các phường trực thuộc, với kiosk lấy số, màn hình gọi số và màn hình phòng chờ tại nhiều điểm. Các điểm kết nối qua một phần mềm quản lý tập trung để đồng bộ cách phục vụ người dân trên toàn quận.
Hệ thống xếp hàng một cửa đặt cả ở quận Ngô Quyền lẫn các phường
Điểm khác của dự án nằm ở quy mô nhiều điểm. Người dân Ngô Quyền có thể làm thủ tục ở trụ sở quận hoặc ở phường. Nếu mỗi nơi tổ chức việc chờ theo một kiểu, người đi từ phường này sang quận sẽ phải làm quen lại từ đầu.
Khi đưa cùng một mô hình về cả quận và phường, quy trình phục vụ được đồng bộ: cùng cách lấy số, cùng cách gọi số, cùng cách theo dõi lượt. Người dân đã quen ở một điểm thì sang điểm khác vẫn biết phải làm gì.
Một phần mềm quản lý tập trung nối quận Ngô Quyền với các phường
Các điểm được kết nối đồng bộ qua phần mềm quản lý tập trung. Phần mềm này còn tích hợp cảnh báo và thống kê thời gian chờ, giúp cán bộ điều phối khi lượng người ở khu tiếp nhận thay đổi.
Với một cấp quản lý có nhiều đầu mối, phần này có ý nghĩa riêng. Thời gian chờ trở thành số liệu cán bộ xem được, thay vì chỉ cảm nhận khi có mặt tại từng trụ sở.
Sảnh, quầy và phòng chờ ở mỗi điểm một cửa được bố trí ra sao
Thiết bị tại các điểm được sắp xếp theo ba khu vực người dân đi qua.
- Sảnh chính đặt kiosk lấy số tự động, người dân chọn dịch vụ và nhận số thứ tự.
- Mỗi quầy tiếp nhận hồ sơ có màn hình LED gọi số, hiện số thứ tự và mã quầy khi đến lượt.
- Phòng chờ có màn hình hiện danh sách số đang chờ, kèm hướng dẫn thủ tục.
Phòng chờ kiêm luôn chỗ xem hướng dẫn thủ tục
Chi tiết nhỏ nhưng thiết thực là màn hình phòng chờ. Ngoài danh sách số đang chờ, màn hình còn hiện hướng dẫn thủ tục. Trong lúc ngồi đợi, người dân có thể xem trước những gì liên quan tới việc mình sắp làm.
Cách phục vụ vì thế thay đổi từ khâu chờ. Người dân có số trong tay, ngồi tại phòng chờ, theo dõi lượt và đọc hướng dẫn, rồi tới đúng quầy khi màn hình hiện số cùng mã quầy. Khu tiếp nhận hồ sơ không còn cần một hàng người đứng trước quầy. Mục tiêu của hệ thống là giảm ùn tắc ở khu vực này và làm cho thứ tự phục vụ rõ ràng với mọi người đến làm thủ tục.
