UBND phường Cầu Diễn, Hà Nội, tổ chức việc tiếp nhận thủ tục hành chính bằng hệ thống do ANDI CỘNG triển khai: kiosk lấy số ở sảnh chính, màn hình LED gọi số tại mỗi quầy và digital signage trong phòng chờ. Người dân vừa theo dõi được thứ tự, vừa đọc được hướng dẫn và quy trình trong lúc chờ.
Người dân đến UBND phường Cầu Diễn cần biết làm gì và chờ đến khi nào
Ủy ban nhân dân cấp phường là nơi người dân đến để giải quyết thủ tục hành chính, và không phải ai cũng nắm rõ quy trình trước khi đến. Vì vậy, một nơi tiếp nhận thủ tục phải trả lời được hai câu hỏi: thủ tục của tôi đi theo trình tự nào, và bao giờ đến lượt tôi.
Dự án tại phường Cầu Diễn nhằm hiện đại hóa quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục. Điểm riêng của cấu hình này là có thêm digital signage bên cạnh hệ thống gọi số, để phần hướng dẫn cũng được đưa lên màn hình.
Phòng chờ của phường có màn hình hướng dẫn quy trình và dịch vụ công
Màn hình digital signage đặt ở phòng chờ hiển thị thông tin hướng dẫn, quy trình và nội dung quảng bá dịch vụ công. Người ngồi chờ có thể xem các nội dung này trong lúc đợi đến lượt.
Cách bố trí đó tận dụng đúng khoảng thời gian người dân đang rảnh tay để truyền đạt thông tin. Thay vì dồn mọi câu hỏi về quy trình cho cán bộ ở quầy, một phần thông tin được trình bày sẵn ngay nơi họ ngồi.
Từ sảnh chính đến quầy giao dịch tại trụ sở phường
Một lượt làm thủ tục đi qua các điểm sau, tương ứng với những thiết bị ANDI CỘNG đã lắp đặt:
- Tại sảnh chính, người dân chọn loại dịch vụ trên kiosk lấy số tự động và nhận số thứ tự.
- Trong phòng chờ, người dân ngồi đợi và xem thông tin trên màn hình digital signage.
- Tại mỗi quầy giao dịch, màn hình LED gọi số hiển thị rõ số thứ tự và quầy tương ứng.
- Người dân đến đúng quầy đang gọi số của mình để cán bộ giải quyết thủ tục.
Thứ tự công khai thay đổi cách người dân ngồi chờ ở trụ sở phường Cầu Diễn
Việc mỗi quầy có một màn hình gọi số riêng khiến thứ tự phục vụ hiện ra công khai cho cả phòng. Người dân dễ theo dõi lượt của mình và biết chính xác cần đi tới đâu, không cần đứng chờ sát quầy.
Với cán bộ phường, người dân đến quầy theo từng lượt được gọi, tạo điều kiện để tập trung vào việc xử lý hồ sơ. Hệ thống được đưa vào với mục tiêu giảm thời gian chờ và làm cho giao dịch minh bạch hơn. Phần thấy được rõ nhất là cách người dân ngồi chờ: có số, có hướng dẫn trên màn hình và có tín hiệu rõ ràng khi đến lượt.
